La consideran una herramienta fundamental para la investigación de productos, las recomendaciones de proveedores y el análisis de solicitudes de propuestas, así como para detectar anomalías en los contratos y oportunidades de negociación.
Cada vez son más los responsables de TI que confían en la inteligencia artificial (IA) para tomar decisiones de compra. Así lo afirman más de ocho de cada diez responsables de la toma de decisiones de TI, pues confían en ella para comprender el panorama de proveedores y productos.
Si bien sólo un pequeño porcentaje de los responsables de la toma de decisiones de TI afirma que dependen en gran medida de la IA para la investigación y las recomendaciones de productos, el 81% utiliza la IA de alguna manera en el proceso de compra de TI, según un nuevo informe de Foundry, empresa matriz de CIO.com.
Además, cerca de cuatro de cada diez responsables encuestados utiliza la IA para ayudar en el proceso de evaluación y selección de proveedores, y un porcentaje similar la usa para recomendaciones de soluciones.
Por otra parte, alrededor de un tercio de los encuestados reconoce utilizarla para automatizar la creación de solicitudes de propuestas. Un porcentaje similar recurre a la IA para mejorar el rendimiento posterior a la compra y la medición del retorno de la inversión, mientras que un tercio también utiliza demostraciones asistidas por IA o pruebas de concepto virtuales como parte de sus procesos de compra de TI.
¿Necesitamos este producto?
Uno de esos responsables es Morgan Watts, vicepresidente de TI de 8×8. Este proveedor de comunicaciones unificadas utiliza un modelo de IA generativa para ayudar a evaluar si la empresa necesita adquirir nuevos productos de TI, según Watts. Los empleados envían las solicitudes de nuevas herramientas a través del modelo GPT de la empresa, que ayuda al equipo de compras a evaluar si el nuevo producto es necesario o si la empresa ya dispone de la funcionalidad solicitada.
Watts explica que “tenemos un GPT que hemos creado como proceso de admisión y que te pide que respondas a una serie de preguntas sobre lo que quieres resolver y los valores que quieres alcanzar. En caso de tenerla, la herramienta te pide que reflexiones sobre por qué quieres esta herramienta en concreto”.
Es más, también indica que el modelo GPT interno de 8×8 echa una mano con las recomendaciones de productos y con la determinación del retorno de la inversión de las nuevas compras de TI. La IA también guía a la empresa a través de un debate acerca de si es mejor construir o comprar.
A su juicio, “el GPT ayuda a minimizar gran parte del ruido y muestra el hecho de que, en última instancia, hemos logrado ajustarnos al presupuesto. Si el presupuesto es el adecuado, dice: “Puedo comprar este producto porque hay un componente de arquitectura empresarial, consideraciones de datos, y cumplimiento normativo y todas esas otras áreas que quizá no se tengan en cuenta en una solicitud”.
Como ocurre en la mayoría de los encuestados, 8×8 deja a una persona de guardia a la hora de tomar decisiones. Y es que, aunque la IA recomienda si comprar nuevos productos de TI, Watts reconoce que los líderes de la empresa tienen siempre la última palabra.
Mientras, Aaron Whittaker, vicepresidente de generación de demanda de Thrive, afirma que este proveedor de estrategias de marketing digital utiliza la IA en tres puntos del proceso de compra de TI: creación de solicitudes de propuestas, ayudar a probar servicios en paralelo como pruebas de concepto y evaluación de los proveedores.
Según Whittaker, “la IA evalúa rápidamente la documentación de los productos, las reseñas y los informes de mercado, lo que reduce el tiempo necesario para evaluar a los proveedores de semanas a días y descubre problemas de compatibilidad que pasan desapercibidos para los revisores humanos”.
Al igual que 8×8, Thrive utiliza un enfoque de confianza pero siempre verificar que trata los resultados de la IA como aportaciones para sus procesos de toma de decisiones, no como respuestas definitivas, dice Whittaker. Y añade: “La IA es ideal para comparar especificaciones técnicas, pero no puede ayudar mucho a evaluar aspectos no técnicos, como la calidad del soporte, la adecuación cultural, etc.”.
Whittaker ha reconocido que su empresa tiene previsto mejorar sus futuros modelos de IA para predecir defectos en los productos, prever retos de implementación y supervisar el rendimiento de los proveedores.
Y añade: “Para evitar una confianza excesiva en la IA como si supiera más que las personas, hemos establecido una revisión formal antes de tomar algunas decisiones importantes para reconocer que incluso alguna ineficiencia tal vez podría estar bien junto con un descuido”.
Asistentes de IA para todos
BlackLine, proveedor de SaaS centrado en las finanzas, también ha comenzado a utilizar la IA en el proceso de compra de TI recientemente, como ha reconocido Sumit Johar, su director de informática. En junio, dio a todos los empleados acceso a una herramienta de IA similar a un copiloto, y también ha explicado que el equipo de compras de TI la ha utilizado para investigar productos y proveedores y para resumir la información que estos envían en las solicitudes de propuestas.
“En todo el proceso de solicitud de propuestas, se reciben todos estos documentos de los proveedores y hay que revisarlos todos. El proceso puede ser muy lento”, ha afirmado, para reconocer asimismo que “la IA es muy buena en eso”.
La IA también es utilizada por los empleados de BlackLine para examinar los contratos de los proveedores en busca de cláusulas infrecuentes, posibles áreas que susciten problemas y puntos en los que la empresa podría negociar para obtener ahorros adicionales, afirma Johar.
Para Johar, “cuando se negocia un contrato, supongamos que se recibe un formulario de pedido o un contrato legal extenso, y todo son datos no estructurados. La IA es muy buena para orientar sobre los términos comerciales con los que hay que tener cuidado. Puede examinar los contratos existentes, compararlos con el nuevo y señalar: “Este contiene algunas anomalías”.
“El uso de la IA por parte de la empresa proporciona al equipo de TI tiempo para trabajar en otras prioridades en lugar de dedicar tiempo extra a investigar posibles productos”, ha afirmado Johar.
«Si nos fijamos en cómo funciona una organización de TI, no hacemos más que comprar software y, a veces, eso te deja muy poco tiempo para centrarte en la evaluación real y la puesta a prueba del software, pues se acaba dedicando mucho tiempo a todos estos procesos de solicitud de propuestas, procesos legales e investigación. Una reducción del tiempo dedicado a todas estas actividades auxiliares permite disponer de más tiempo para realizar la evaluación real de la tecnología”, ha dicho para concluir.
